Comment marcher sans courir (au risque d’aller dans la mauvaise direction ou de trébucher dans la précipitation) ? en faisant des PAS. P comme se Préparer. A comme Action. S comme Suivi.

Suivi : action nécessaire pour savoir si ce qui avait été prévu, entendu, compris ou promis va effectivement se réaliser.

Pourquoi ? Parce que l’on a besoin d’une information, d’une autorisation ou de l’exécution d’une tâche par une autre personne (collègue, fournisseur, client), pour commencer ou poursuivre la nôtre.

Questions préalables au choix de la méthode de suivi la plus appropriée :

. Ai-je exprimé clairement ce dont j’avais besoin pour commencer ou continuer la réalisation de ma tâche ?

. Ai-je vérifié que c’était compris par l’interlocuteur (bien livrable attendu et échéance) ?

. Ai-je précisé que j’allais faire un suivi et comment ?

Choisir la méthode de suivi appropriée :

. Courriel (avec indicateur d’importance, indicateur de suivi, indicateur de suivi personnalisé, catégorie : Suivi et sa couleur dédiée (voir la rubrique Trucs & Astuces Outlook)

. Assignation de tâche (via Outlook, Notes, Google, GroupWise, …)

. Téléphone, SMS, Skype for Business

. Rencontre ou lors d’une réunion de suivi de projets en cours

. Moi-même ou par personne interposée ?

Planifier le suivi dans son outil (Outlook, Google Tasks. Notes, MS Project …)

. Par le dossier de recherche Pour un suivi pour les courriels auxquels on a assigné un indicateur de suivi

. Par la Liste des tâches (Outlook) qui comprend les courriels et contacts avec indicateurs de suivi ainsi que les tâches

. Par la catégorie Suivis créée dans la Liste : Toutes les catégories

. Par une planification de la tâche de suivi dans le calendrier (copier ou glisser le courriel dans le calendrier ou noter le suivi à faire) à une heure spécifique ou en mode évènement (pour cette journée)

. Par une activité périodique dans le calendrier (avec la catégorie Suivis et sa couleur dédiée), quand certains suivis doivent être faits de façon routinière chaque jour, semaine, mois.

Un dernier conseil

Si vous voulez que votre interlocuteur n’oublie vraiment pas de faire ce que vous lui avez demandé de faire, vous pouvez utiliser l’arme fatale dans Outlook : indicateur de priorité Haute ; indicateur de suivi personnalisé avec rappel et demande d’accusé de lecture. À utiliser avec précaution si vous voulez demeurer en bon terme.

Votre interlocuteur ne fait pas ce qu’il avait promis ? Allez le voir et lui parler de vive-voix. Lui faire prendre conscience de l’impact sur votre travail, celui d’autres collègues ou le client. Que vous comptez sur lui. Qu’il vous prévienne d’avance quand il sait qu’il ne pourra pas livrer la marchandise à temps. Mieux vaut prévenir que d’être prévenu !