Analyse des besoins
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Analyse des besoins

Questionnaire d’analyse des besoins de formation

  • Présentation de l’organisation : mission, produits, organigramme
  • Profil de la clientèle visée
  • Pourquoi cette demande : historique, attentes exprimées (par qui) ?
  • Compétences à développer en priorité
  • Outils informatiques et de communication utilisés (modèles et versions) : messagerie, Office 365, téléphone intelligents, Skype, CRM, outils gestion de projets …
  • Contexte, défis organisationnels
  • Changement de comportements attendus
  • Critères, indicateurs qui pourraient être utilisés pour évaluer la réussite de l’intervention
  • Autres informations utiles pour le succès de cette intervention - mission

Analyse des besoins de formation

Connaissance de vos outils informatiques (TI)

  • Quelle version d’Outlook (Exchange) utilisez-vous ?
  • Quelle est votre version : française ou anglaise (ou les deux) ?
  • Quelle version de Windows ?
  • Utilisez-vous également Outlook Online ?
  • Quelle version du serveur Exchange ?
  • Quelle taille disponible des BAL (boites aux lettres) des usagers ?
  • Quelle messagerie instantanée utilisez-vous : Ex. : Skype entreprise, autre ?
  • Archivage pour les BAL des usagers : sur le C ou sur un serveur d’archivage ?
  • Quelle est la politique officielle d’archivage des données Outlook ?
  • Quelle solution de partage des documents utilisez-vous : OneDrive, SharePoint, autre ?
  • Quelle plateforme collaborative d’entreprise utilisez-vous : Ex. : Yammer, autre ?
  • Quels logiciels de gestion de projets utilisez-vous ; Ex. : MS Project, autre ?
  • Êtes-vous sur Office 365 ? Sinon, envisagez-vous de migrer prochainement vers Office 365 ?

Connaissance de vos outils informatiques (TI) avant la formation Outlook et Office 365

Logistique suggérée pour les formations en entreprise

Lieu de la formation

  • Indiquer l’adresse postale du lieu de formation (avec le nom de la salle, son étage)
  • Préciser les coordonnées de la personne responsable de la logistique avec téléphone fixe, cellulaire et adresse courriel (mail)
  • Préciser l'horaire préféré par le client et la période de repas (souvent 8h30 à 12h00 et 13h00 à 16h30).
  • Recommander 2 ou 3 hôtels à proximité pour le formateur (si pertinent)

Liste des participants

  • Liste à jour des noms, fonctions et adresses courriel des participants (et de leur gestionnaire), pour leur envoyer les messages de suivi et de télécoaching personnalisé.

Aménagement de la salle et équipements requis

  • Disposition des tables : en U, en V ou table de conférence assez grande pour que le formateur soit à l'extrémité avec son ordinateur portable (laptop)
  • Projecteur multimédias, télécommande et écran ou TV murale
  • Barres d'alimentation électriques pour les portables du formateur et des participants
  • Bloc de feuilles autocollantes 3M (pour afficher sur les murs les travaux d'équipe) 
  • Marqueurs neufs de couleur : bleu, noir
  • Cartons d'identification (ou feuilles 8.5*11 que l’on pliera) pour que les participants puissent inscrire leur nom avec un marqueur
  • Bouteilles d'eau ou fontaine d'eau fraîche à proximité
  • Suggéré : café, jus de fruit, muffins pour l'accueil des participants le matin et les pauses santé matin et après-midi
  • Suggéré : buffet froid le midi pris sur place ou dans une salle connexe, ou cafétéria d'entreprise (pour éviter d'aller dans les restaurants environnants)
  • Les participants apportent leur ordinateur portable (laptop) s'ils gèrent leur temps avec Outlook
  • Wifi ou connexion Ethernet avec code d’accès pour que le formateur puisse naviguer sur internet et se connecter à son serveur Exchange (hébergé chez Sherweb).

Logistique besoin de formation Outlook Office 365

Conseils aux participants pour avoir être serein pendant votre absence

S’absenter 1-2 jours pour une formation peut générer certaines craintes pour des gestionnaires : régler des urgences, résoudre des problèmes opérationnels, répondre à des besoin d’information de ses collaborateurs…

Si gérer c’est (entre autre), faire-faire, l’absence du gestionnaire est une belle opportunité pour tester le degré d’autonomie de son équipe.

  • Informer à l’avance vos collaborateurs que vous serez à l’extérieur aux dates de votre formation. Mieux vaut prévenir que d’être prévenu !
  • What if? Qu’est-ce qui pourrait tourner mal ? Anticiper ce qui peut l’être et prendre les mesures appropriées.
  • Activer votre gestionnaire d’absence Outlook en mentionner avec qui communiquer en cas d’urgence.
  • Il y aura des pauses de 15-20 minutes en milieu de matinée et après-midi durant lesquelles vous pourrez relever vos messages et communiquer avec vos collaborateur (si besoin).
  • Il y aura une pause de 60 minutes à midi pour le repas, se détendre et faire des suivis par tel. ou courriel (si besoin).
  • N’oubliez-pas d’apporter le fil d’alimentation de votre ordinateur.

Conseils aux participants pour avoir être serein pendant votre absence - formation Outlook et Office 365